Merancang sebuah Webinar…

Presiden Jokowi telah menetapkan Pandemi Covid-19 sebagai Bencana Nasional melalui Keppres No 12 Tahun 2020. Dalam pelaksanaannya, sebagai upaya mendukung penghentian penyebaran Covid-19, pemerintah melakukan pembatasan pengumpulan massa untuk pelaksanaan kegiatan sosial (politik, ekonomi, budaya, pendidikan dan ibadah), pembatasan operasional fasilitas umum seperti sekolah, tempat ibadah, pusat perbelanjaan, pabrik-pabrik dan kantor-kantor serta upaya lainnya seperti memakai masker, menjaga jarak fisik, selalu cuci tangan memakai sabun dan lainnya.

Sampai saat ini, pembatasan kegiatan sosial masih terus berlangsung dan kalaupun ada relaksasi pembatasan, kegiatan sosial tetap harus memperhatikan protokol kesehatan melalui pengaturan kegiatan sosial yang meminimalkan interaksi fisik dan norma-norma lain yang jauh berbeda dengan keadaan sebelum Pandemi Covid-19.

Teknologi Informasi yang ada sekarang ini telah berkembang dengan pesat. Media sosial telah menjadi teknologi daring yang mempunyai cakupan luas menjangkau banyak lapisan masyarakat. Secara umum, kesenjangan masyarakat dengan teknologi informasi sudah semakin tiada. Masyarakat sudah biasa berinteraksi dengan pihak lain tanpa ada batasan tempat dan jarak.

Pada saat Pandemi Covid-19 ini, penggunaan teknologi informasi perlu dimaksimalkan untuk menjalankan beberapa program TJS kepada para penerima manfaat.

Salah satu kegiatan daring yang sekarang banyak dilaksanakan yaitu Webinar. Webinar itu sendiri yang merupakan singkatan dari web dan seminar. Web yang dimaksudkan artinya adalah penggunaan jaringan internet sedangkan Seminar adalah kata lain untuk menunjuk istilah pertemuan. Sehingga webinar adalah kegiatan pertemuan antar sekelompok orang yang dijalankan dengan bantuan koneksi internet.

Mekanisme webinar sendiri sama seperti seminar biasa hanya saja dilakukan secara digital tanpa adanya interaksi fisik melalui software atau layanan webinar, seperti Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, WebEx atau lainnya.

Apa yang harus dilaksanakan untuk merancang sebuah Webinar

1. Menentukan Tema yang tepat yang akan dijadikan topic dalam Webinar. Tema diangkat sesuai yang aktual atau trending topic pada saatnya, pada saat masa sekarang, Pandemik Covid-19, beberapa tema ini sangat actual:
   1. Strategi Bisnis UMKM didalam Masa Pandemi Covid-19
   2. Tips Memanfaatkan Waktu Luang #DiRumahAja didalam Masa Pandemi Covid-19
   3. Protokol Kesehatan Covid-19 Kenormalan Baru di Tempat Kerja dan Sekolah
   4. Parenting Bagi Anak #DiRumahAja didalam Masa Pandemi Covid-19
   5. Berkebun dengan Memanfaatkan Lahan Terbatas untuk Pemenuhan Nutrisi keluarga.
   6. Dan lain-lain.
2. Menentukan personil yang akan terlibat didalam Webinar, yang secara garis besar terdiri dari:
   1. Host adalah tuan rumah, didalam Webinar yang diselenggarakan oleh suatu institusi maka Host acara-nya manajemen dari institusi tersebut.
   2. Program Director atau pengarah acara atau pemandu jalannya kegiatan yang bertugas merencanakan acara-acara (isi atau tema, waktu pelaksanaan, publikasi acara dan lainnya), mengarahkan acara tahap demi tahap dan pengaturannya seperti pengaturan waktu, pengaturan sesi acara seperti pembukaan, presentasi, tanya jawab dan penarikan kesimpulan serta sesi santai atau ice breaking serta monitoring dan evaluasi pelaksanaan Webinar pada saat dan sesudah dilakukan Webinar.
   3. Moderator atau pemimpin jalannya tahapan presentasi dan diskusi serta pengambilan kesimpulan acara.
   4. Moderator dapat dibantu dengan personil lain yang bertugas lebih spesifik seperti misalnya notulis dan pembantu umum.
   5. Administratur Webinar bertugas untuk dukungan administrasi dan teknis didalam pelaksanaan Webinar. Tugasnya memastikan ketersediaan jaringan dan aplikasi yang akan dipakai dalam Webinar, mensosialisasikan acara Webinar, menghubungi dan menyebarkan undangan kepada personil yang terlibat didalam Webinar (pembicara, pembahas, moderator dan peserta), menyebarkan materi digital yang terkait dengan pelaksanaan Webinar, narahubung dalam pelaksanaan Webinar dari calon peserta atau lainnya, memberikan arahan teknis pelaksanaan Webinar kepada calon peserta seperti pemberian ID dan Password untuk mengikuti Webinar atau cara mengunduh aplikasi yang akan dipakai dalam Webinar, membuat daftar undangan dan biodatanya, menyelesaikan administrasi pemberian uang apresiasi misalnya kepada pembicara, moderator dan peserta, pengaturan dan administrasi pemberian hadiah atau doorprize, mendapatkan umpan balik dari peserta setelah pelaksanaan Webinar, pembuatan laporan terperinci setiap pelaksanaan Webinar dan tugas administrasi lainnya.
   6. Pemateri atau Speaker adalah personil yang mempunyai kompetensi menyampaikan pengetahuan atau materi acara yang kemudian dijadikan bahan diskusi didalam pelaksanaan Webinar.
   7. Pembahas atau peserta ahli adalah peserta yang sangat berkaitan erat didalam pembahasan tema Webinar yang dapat dijadikan rujukan terpercaya. Misalnya, apabila tema Webinar  mengenai ‘Strategi Bisnis UMKM di Masa Pandemi Covid-19’ selain pembicara, maka diundang pula Kepala Dinas Koperasi dan UMKM terkait untuk memberikan keterangan apabila diperlukan didalam diskusi ataupun untuk melengkapi materi dari pembicara.
   8. Peserta Webinar adalah orang-orang yang mengikuti pelaksanaan Webinar. Peserta Webinar disesuaikan dengan tema yang diangkat. Jika tema-nya mengenai UMKM, maka pesertanya adalah para pelaku usaha UMKM. Jika tema-nya mengenai ‘Kenormalan Baru di Tempat Kerja’, maka pesertanya adalah para pekerja dan kelompok usaha produktif.

Dari segi pesertanya, Webinar dapat dibagi menjadi 2 kategori:

1. Webinar dengan peserta dipilih (ekslusif). Webinar ini mempunyai kekhasan temanya yang sangat spesifik, misal Webianr mengenai usaha kopi maka peserta dari komunitas penggemar kopi liberika.
2. Webinar dengan peserta terbuka (inklusif). Apabila tema dalam Webinar bersifat umum seperti tema mengenai ‘Protokol Kesehatan di Masa Kenormalan Baru Pandemi Covid-19’, maka peserta dapat terbuka dengan pembatasan jumlah maksimal (misal pendaftaran peserta ditutup apabila peserta sudah mencapai 200 orang).

Dari segi kewenangan peserta selama mengikuti Webinar, peserta dapat dibagi menjadi 2 kategori yaitu:

1. Peserta dengan kewenangan penuh. Peserta dengan kategori ini mempunyai kewenangan untuk dapat berkomunikasi interaktif seperti bertanya jawab langsung selama pelaksanaan Webinar. Peserta dengan kategori ini seperti ketua grup atau kelompok dalam komunitas atau peserta yang kritis dan sering mengajukan pertanyaan.
2. Peserta dengan kewenangan terbatas. Peserta dibatasi hanya mendengarkan saja selama Webinar. Apabila mempunyai pertanyaan, dapat diberikan secara tertulis kepada moderator ataupun disampaikan melalui peserta dengan kewenangan penuh. 

Pengaturan kewenangan peserta diperlukan untuk kelancaran dan efektifitas pelaksanaan Webinar.

Menentukan waktu pelaksanaan Webinar dan Publikasi Pelaksanaannya.

Pelaksanaan Webinar dari segi tema dan kedalaman materi yang diangkat dan waktu pelaksanaan, dapat dibagi menjadi 2 kategori yaitu:

Single Module Webinar.

Webinar mengambil tema yang sifatnya umum dan dapat disampaikan dalam satu waktu kesempatan. Bisa juga dilaksanakan berkali-kali tetapi dengan tema yang tetap. Misal, tema Webinar mengenai ‘Peran Perangkat Desa dan Tokoh Masyarakat didalam Masa Kenormalan Baru Pandemi Covid-19’, merupakan tema yang dalam satu waktu kesempatan selesai dibahas, tetapi bisa diadakan berkali-kali dengan peserta yang berbeda.

Multi Module Webinar atau Webinar Series

Tema yang dipilih akan dikupas lebih komprehensif. Dimulai dari sesi pertama yang sifatnya pengantar dan memberikan gambaran umum kemudian dilanjutkan dengan tema-tema tambahan yang lebih terperinci dengan tetap terkait pada tema utama. Misal:

Series 1, tema utama ‘Strategi Bisnis UMKM di Masa Pandemi Covid-19’,

Series 2, tema tambahan ‘Strategi Beriklan yang Efektif bagi UMKM di Sosial Media’.

Series 3, tema tambahan ‘Penerapan Kenormalan Baru Bagi UMKM  di Dalam Pelayanan Kepada Pelanggan’.

Series 4, tema tambahan ‘Kolaborasi dan Kemitraaan UMKM dengan Para Pihak untuk Pengembangan Usaha’.

Dan series lainnya yang bisa direncanakan sebelumnya atau diperoleh dari masukan peserta selama pelaksanaan Webinar.

Peserta Webinar Series adalah tetap apabila peserta ingin mendapatkan pemahaman isi Webinar secara keseluruhan atau parsial sesuai dengan kebutuhan peserta.

Publikasi Webinar apabila pesertanya ekslusif bisa melalui undangan langsung ataupun pemberitahuan melalui Whatsapp Group yang telah ada berdasarkan komunitas atau media sosial lainnya.

Untuk publikasi Webinar apabila pesertanya inklusif bisa melalui media daring maupun luring.

Sedangkan durasi waktu Webinar bervariasi, yang umum biasanya antara 1 – 3 Jam pelaksanaan.

Pelaksanaan Kegiatan.

Sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, pada hari-H pelaksanaan kegiatan Webinar beberapa hal berikut harus dilaksanakan

1. Program Director atau Pengarah Acara memastikan dan mengawasi sebelum, selama dan sesudah pelaksanaan acara Webinar.
2. Administratur Webinar memastikan:
3. Ketersediaan Host, Pembicara, Moderator dan Pembahas pada waktu yang telah ditentukan. Memberikan pesan pengingat secara intensif H-3 sampai hari H pelaksanaan Webinar.
4. Partisipasi peserta yang akan semakin tinggi apabila peserta dikonfirmasi tidak memiliki masalah teknis sambungan pada lokasinya atau pada perangkatnya dan diberikan pesan pengingat sebelum dan pada saat akan dimulai acara secara personal ataupun perkelompok.
5. Ketersediaan perangkat lunak dan perangkat keras dari pelaksanaan Webinar ini. Perangkat lunak bisa berupa materi presentasi yang akan ditampilkan, kesiapan aplikasi Webinar dan lainnya, sedangkan perangkat keras seperti peralatan pendukung, alat tulis dan hard copy materi, daftar hadir dan biodata peserta dan lainnya (selalu dibuat hardcopy dan softcopy untuk materi, daftar hadir, biodata dan dokumen pendukung lainnya).
6. Host, Pembicara, Moderator dan Pembahas sudah memahami tugas pokok dan fungsinya.
7. Pengarah Acara melakukan dry run atau gladi bersih untuk mensimulasikan pelaksanaan acara sesuai dengan urutan dan waktu pelaksanaan acara.

Selamat merancang sebuah webinar!

Iklan